Digital gjennomføring av årsmøter

Vi oppfordrer hagelag og regioner til å finne pragmatiske løsninger under pandemien. Digital gjennomføring kan være en mulighet.

Først og fremst vil vi understreke at alle må følge råd og regler fra myndighetene for å hindre spredning av viruset. I denne perioden hvor aktiviteter og sosiale møteplasser avlyses og utsettes, må vi tenke alternativt.

Samtidig er det viktig at organisasjonsdemokratiet blir ivaretatt, slik at alle får lik mulighet til å la sin stemme bli hørt ved årsmøter og valg.

Hageselskapets vedtekter fastslår at årsmøter i hagelag og regioner skal skje ved fysisk oppmøte. Årsakene er blant andre:

  • Organisasjonen ønsker at alle skal delta på samme årsmøte og at alle skal høre alle argumenter.
  • Organisasjonen ønsker at alle skal få samme informasjon og forholde seg til den samtidig.
  • Organisasjonen ønsker å bruke årsmøtet som en møteplass for medlemmene/tillitsvalgte.

Etter råd fra Frivillighet Norge, bør vi som organisasjonen åpne for digital gjennomføring av årsmøter. Hvis det er det første argumentet som er viktigst for hagelaget/regionen, vil vi anbefale å bruke et digitalt verktøy som gjør det mulig å snakke sammen live. Hvis det andre argumentet er viktigst, kan det holde med skriftlig utsendelse som folk svarer på, enten på e-post, telefon eller ved hjelp av digitale spørreskjema. Hvis det tredje argumentet er viktigst, er det kanskje best å utsette årsmøtet.

Dersom årsmøtet utsettes til året etter, er viktig at styret likevel skriver sin årsrapport og at årsregnskapet avsluttes og revideres på vanlig måte. I så fall må styret legge fram rapport og regnskap for begge de to siste årene, på det neste årsmøtet.

Dere kan også vurdere en kombinasjon, der noen saker behandles ved digital gjennomføring, og heller utsette saker som kan vente eller som krever en grundigere debatt. Dere kan vurdere et ekstraordinært årsmøte senere med slike saker, eller utsette saken til neste ordinære årsmøte.

Det viktigste ved digitalt møte eller e-postmøte, er: 

– Å sikre demokratiske prosesser med tale- og stemmerett.
– At alle får den samme informasjonen og får høre/lese saksinnleggene under møtet.
– Å ha kontroll på stemmeberettigede og opptelling av avgitte stemmer.
– Å føre protokoll.

Et e-postmøte kan for eksempel gå over flere dager, men det bør settes et sluttidspunkt og frist for å avgi stemme i saker eller ved valg av styre.

Protokoll
Det er fortsatt viktig at det føres protokoll på vanlig måte fra et digitalt årsmøte, med antall stemmeberettigede, gyldige vedtak og resultat av valg. Protokollen må godkjennes av de som er valgt til å underskrive protokollen. Det kan signeres elektronisk ved å skrive inn «Sign.» etter navnet i word-dokumentet, men det må finnes dokumentasjon i form av e-post med bekreftelse på at protokollen faktisk er godkjent av vedkommende.

Hvilke løsninger finnes for digitale møter og samhandling?
Frivillighet Norge har undersøkt løsninger for digitale møter med mange deltagere, inkludert krav til for eksempel talerstyring og hemmelige valg. De har funnet disse verktøyene:

Zoom
Microsoft Teams
Whereby
Doodle
Google skjemaer

Flere av disse produktene har rabatterte priser for frivillige organisasjoner, og f.eks. Zoom og Microsoft kan kjøpes gjennom Frivillighet Norges portal for formidling av programvare til frivilligheten: www.techsoup.no
Her må man først registrere laget, under kategorien «Natur og miljøvern» og «Hagelag».
Tek.no har også en test av hva som er den beste tjenesten for videokonferanse.

På Frivillighet Norges hjemmeside finnes flere råd om koranavirussituasjonen: frivillighetnorge.no

Spørsmål? Ta kontakt!
Administrasjonen er her for å hjelpe, så har dere ytterligere spørsmål, ta kontakt med oss.
E-post: post@hageselskapet.no
Tlf. 94 00 93 01